ビジネス投資

投資のポートフォリオのように、時間管理をして一日を有意義に過ごす方法

こんにちは!肥後庵の黒坂です。
あなたはポートフォリオという言葉を知っているでしょうか?株式や不動産投資をしている人なら誰もが知っているこの言葉。最近、時間管理にも使われるようになってきました。

「時間はたくさんあればいい」

というものではありません。人生の時間は限られており、年を取るほど体力が衰えて活動時間が短くなってしまうのに、仕事の重要性や求められる成果の質は高まるので賢く使わなければいけないわけです。

時間を有効活用するために投資のポートフォリオのように時間管理をする「時間マトリックス」という方法があります。

 

ムチャクチャ仕事ができた先輩の話

私がセブン&アイで働いていた頃、ものすごく仕事のできる先輩がいました。私はセブン&アイに務めた後に外資系企業に転職しましたが、そこでは東大卒、海外有名大学卒、MBAホルダーといった高学歴で優秀なメンバーと仕事をしました。彼らは非常に頭が良くて有能なのですが、こと仕事の実務力についていえば後にも先にも先輩がナンバーワンだと思わされるほどです。

仕事のできる先輩は段取り力がハンパなレベルじゃありません。常人の仕事量の5倍の量を定時内にあっさり仕上げてしまい、そのどれもこれもミスなしでとても高品質な仕上がりでした。何度か一緒に飲み会にいって仕事の秘訣を聞いた事があります。彼の仕事のレベルの高さは「時間管理」からくるものだといっていました。

朝出勤したら最初にTo doリストを作ってやるべきことを明確にし、その次に優先度をつけていくといっていました。メールチェックなどを始めるのはその後です。

 

動く“前”に時間の使い方の戦略を立てる!

人は何気なく仕事を始めると自分のやりやすい仕事、気楽な仕事から手を付けてしまいます。私も最初はそうでした。メール返信やルーチン業務など頭をあまり使わないで済むものから手を付け、大事な仕事はどんどん後回し…。そうなると「例のアレどうなった?」と聞かれて「まだ着手してしません」となって上司を怒らせてしまいます。

なぜ時間管理をするのか?彼は「人はブレる。To doリストを作成することでそのブレを抑える」といっていました。最初に次のように4つのカテゴリに仕事を分類します。

1. 緊急で重要な仕事
2. 緊急ではないが重要な仕事
3. 緊急だが重要でない仕事
4. 緊急でも重要でもない仕事

…もうおわかりですね?これは時間マトリックスと呼ばれるもので、1→4にかけてバンバンこなしていくことで仕事をテキパキ進んでいくというものです。最初にTo doリストを作ることで

「そういえばあれもあった!この仕事もあった!」
「他にやることがあったような…」

という心理的負担から開放されます。To doリストを作った段階でタスクは出し切り、優先順位をつけることであっちこっち手を付けて全部が中途半端、という事がなくなります。

彼はTo doリストを作って時間管理をすることで人の心理のブレを抑えていたのです。

 

時間マトリックスは部下のマネジメントにも使える

ここまではよくある話ですが、実はこの時間マトリックスは部下を持つマネージャーにも使えます。

部下の管理ができない上司は、部下の動向が気になります。

(そういえばあれちゃんとやっているのかな?)
(そっちのタスクより、こっちを先にやってほしいのにまだ手を付けていない)
(間に合うのか!?大丈夫??)

という具合に不安に駆られてしまうわけです。しかし、部下が本日やるべきTo doリストを作って上司に提出したならばこの不安から解放される事になります。

「いや、この作業は明日でいいからあっちをやってほしい」
「これ忘れていないか?夕方までに頼む」

という具合に仕事の前に調整することで上司は部下の仕事を上手にマネジメントできるわけです。

 

一日を生産性高く過ごす時間ポートフォリオ

さて、この時間マトリックスは実業家にも使えるスキルです。

私は翌日朝目覚める前にやることがすべて決まっています。朝5時に起きたら7時まで脳に負担の大きい書き物をします。7時になったら朝食を食べて書き物の続きをして、9時からオフィスへ。お昼ごはんまでの時間は、デザインや構想を形にする仕事に充てます。ランチを食べたら、夏はそこから30分ぐっすり昼寝をして体力を回復して、ここからルーチン業務に入ります。夕方は夕食を食べて少し仕事をしたらもう仕事をガッツリする体力は残っていないので、育児や家事に時間をあてます。頭は疲れていても育児や家事はできますからね!子供を公園に連れていき、スーパーで買い物をして料理を作るといったことに時間を使います。寝る前は明日以降のプランを立てて体力を使い切った後はスイッチを切ったように22時ジャストに就寝です。

もうこのサイクルをずっと続けています。出張へ行ったり、緊急の仕事が入ったら予定が変わることはありますが基本的に毎日毎日このような生活で過ごしています。起きて体力が残っている間は集中力を要する難しい仕事をこなし、昼以降はルーチン業務、夕方は家のことをやるという具合です。これを逆にこなすことはありえません。家族が寝ている静かで、体力100%の時間に料理をするのはあまりにももったいないですし、体を動かすので昼には体力がなくなってぐったりです。また、昼以降やっているルーチン業務も朝やるのは同じく時間のムダですし、夜は疲れていてミスを誘発するのでやらないようにしています。

戦略的に時間を過ごすよう、一度見直してみてはいかがでしょうか?

黒坂 岳央

高級フルーツギフトショップ経営、雑誌・テレビのビジネスジャーナリスト、作家、講演家、投資家と幅広く活動。 元・高卒ニート&フリーターだが、米国大学留学を経て外資系勤務後に起業。 メルマガも書いてます→https://takeokurosaka.com/mailmagazine/

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